Переход на электронные перевозочные документы (ЭПД)

С 1 сентября 2026 года бумажные транспортные накладные, заказы-заявки и экспедиторские документы уходят в прошлое. Федеральный закон от 7 июня 2025 года вводит обязательное оформление перевозочных документов исключительно в электронном виде через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Казалось бы, достаточно подключиться к аккредитованному оператору — и вопрос решён. Но на практике всё сложнее. Большинство действующих договоров перевозки, транспортной экспедиции и поставки не содержат ни одного пункта про электронные документы, электронную подпись, операторов ЭДО и сроки подписания. А это значит, что с 1 сентября такие договоры перестают работать как надо.

Бумажная логика договора способна разойтись с электронным подтверждением. Груз физически принят, а электронный титул ещё не подписан. Стороны по-разному определяют начало срока оплаты. Причина спора — несовпадение договора с новыми регламентами.

Что должно быть в договоре: 7 обязательных блоков

Признание электронных документов и электронной подписи. В договоре необходимо прямо прописать, что стороны признают электронные перевозочные документы (ЭТрН, ЭЗЗ, экспедиторские документы), подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), равнозначными документам на бумажном носителе, заверенным собственноручной подписью.
Порядок обмена электронными документами (оператор ИС ЭПД). Договор должен определить, через какого оператора стороны обмениваются документами. Оператор обязан иметь аккредитацию Минтранса России. На 28 июля 2026 года в реестре Минтранса числилось 11 подключенных операторов, еще 3 находились в процессе аккредитации.
Сроки подписания электронных документов. В договоре нужно прописать разумные сроки, в течение которых каждая сторона обязана подписать электронный документ.
Ответственность за неподписание или несвоевременное подписание. Закрепите, что сторона, не подписавшая электронный документ в установленный срок, несет ответственность за все убытки, вызванные этим (простой транспорта, срыв сроков поставки, штрафы от контрагентов).
Электронные экспедиторские документы (для договоров экспедиции). Отдельно пропишите, что с 1 сентября 2026 года поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка оформляются исключительно в электронном виде через ГИС ЭПД. Определите порядок их направления, подписания и хранения.
Переходные положения и работа с «неготовыми» контрагентами. Предусмотрите, что если контрагент не может работать с электронными документами (нет ЭЦП, не подключен к оператору), стороны договариваются о порядке взаимодействия, но не позднее 1 сентября 2026 года всё равно переходят на ЭПД.
Ссылка на законодательство. Сошлитесь в договоре на Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, которым внесены изменения в закон «О транспортно-экспедиционной деятельности» и Устав автомобильного транспорта. Укажите, что стороны обязуются руководствоваться требованиями этого закона и подзаконных актов (приказы Минтранса, разъяснения ФНС).

Бонус: когда ЭТрН оформлять не нужно

Если компания перевозит груз своим транспортом для собственных нужд (без привлечения стороннего перевозчика по договору), то ЭТрН оформлять не требуется. Достаточно путевого листа (пока можно на бумаге, за исключением перевозок спиртосодержащей продукции).

Также ЭТрН не нужна при самовывозе покупателем на своём транспорте, при перевозках внутри одной организации между филиалами, при доставке физлицам (маркетплейсы, курьерские службы до конечного покупателя).

Пять рисков, если не внести изменения в договоры

Споры с контрагентами. Нет порядка обмена — нет понимания, какой документ считать надлежащим. Контрагент может отказаться признавать электронную накладную, если в договоре это не прописано.
Отказ в вычете НДС. ФНС может отказать в вычете по перевозке, если документы оформлены с нарушением требований или не соответствуют договору.
Признание перевозки несостоявшейся. Если ЭТрН не подписана одной из сторон в установленном порядке, перевозка может быть признана неоформленной.
Штрафы. За работу без электронных документов предусмотрена административная ответственность по КоАП.
Потеря контрагентов. Крупные заказчики будут требовать, чтобы все перевозки были оформлены по-новому. Если ваши договоры «бумажные» — вас могут исключить из числа поставщиков.

«Бюро Ваше Решение» — поможем привести договоры в порядок

Мы понимаем: в ситуации, когда до 1 сентября остались считанные дни, разбираться в тонкостях Федерального закона № 140-ФЗ, ГИС ЭПД, аккредитации операторов и машиночитаемых доверенностях — непозволительная роскошь. У вас нет на это времени. У вас есть бизнес, который нужно вести.

«Бюро Ваше Решение» — это команда, в которой юристы и бухгалтеры работают как единый механизм. Мы не перекладываем ответственность между отделами — мы берём её на себя целиком.

Наш опыт — это ваша гарантия того, что вы не наступите на грабли, о которые споткнулись другие. Мы объединяем юристов и бухгалтеров в одну команду. Вы получаете готовые проекты дополнительных соглашений к договорам, подготовленные профессионально и с учётом всех требований.

Оставьте заявку на консультацию. Мы проведём аудит ваших договоров, подготовим готовые проекты дополнительных соглашений и поможем согласовать их с контрагентами.